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Comment organiser un spectacle à Nantes : la check-list !

une checklist pour organiser son spectacle
20 déc 2016
lyapro

Pour organiser un spectacle ou un événement de grande envergure à Nantes, il faut absolument être organisé. Vous allez devoir établir un budget, contacter une multitude de personnes, faire la promotion, avertir la Préfecture…
 
Afin de ne rien louper, voici une ébauche de check-list. Si jamais, nous avons omis une tâche importante, n’hésitez pas à nous le dire via le formulaire de contact ou sur nos réseaux sociaux. Nous pourrons ainsi mettre à jour cette liste pour qu’elle serve à tout le monde.
 

Que faut-il faire plusieurs mois avant le spectacle ?

Incroyable, mais la première chose à faire est de définir les contours de votre spectacle. Quel sera le sujet ? Le public ? Les acteurs ? La date ?
 
Une fois ces informations en main, établissez votre budget. Ne soyez pas trop optimiste sur les coûts de l’événement. Prévoyez un matelas de sécurité pour ne pas vous retrouver les poches vides à quelques jours de la date fatidique.
 
Si vous semblez trop juste financièrement, des alternatives existent. Pensez aux campagnes collaboratives, au sponsoring et au mécénat, aux subventions communales, aux prêts si vous pensez que le spectacle vous rapportera de l’argent…
 
À l’issue de cette étape, vous avez effectué les missions suivantes :

  • Choisir les contours du spectacle
  • Trouver et signer un contrat avec les artistes
  • Disposer d’une salle pour accueillir l’événement
  • Calculer un budget prévisionnel
  • Obtenir les éventuels financements

 

Les actions à mener 2 à 3 mois avant le spectacle ?

Le spectacle est en ligne de mire et le stress commence à monter. C’est le bon moment pour matérialiser vos pensées. Créez un vrai plan de communication pour attirer le public. Le travail réalisé en amont avec la définition d’un public cible vous permet normalement de trouver les meilleurs supports de communication pour les toucher. Contactez également la Presse en leur fournissant des communiqués de presse. N’oubliez pas qu’un dossier soigné peut susciter de nombreuses parutions et créer une émulation autour de votre projet. Ne bâclez pas cette étape.
Engagez en parallèle les démarches administratives en contactant la commission de sécurité et un assureur.
 
Enfin, prévoyez tout le matériel dont vous allez avoir besoin. Il est rare qu’une salle de spectacle communale dispose de tout le matériel. Faites le point sur les impératifs en matière de sonorisation de spectacle, d’éclairage, de vidéo. Si vous avez anticipé, peut-être avez-vous réalisé des devis dès la première étape ? Si c’est le cas, vous n’avez plus qu’à signer. Si ce n’est pas encore fait, ne perdez plus de temps. Essayez de choisir des prestataires d’expérience et à l’écoute.
 
Par exemple, chez Lya Pro, nous avons un très grand choix de matériel pour la location de sonorisation et d’éclairage. Cela nous permet de toujours proposer une prestation en adéquation avec votre spectacle à Nantes et dans tout l’Ouest. Pour plus d’informations, contactez-nous. Une réponse rapide vous sera donnée.
 
Dans cette deuxième partie de votre projet de spectacle, vous avez réalisé ces tâches :

  • Créer un plan de communication
  • Contacter la Presse
  • Prévenir la commission de sécurité
  • Signer un contrat avec un assureur
  • Signer avec les divers prestataires

 

Le spectacle approche : les derniers ajustements

Vos journées font 28h, vous courrez de gauche à droite et vous vous énervez pour rien ? Bienvenue dans l’organisation de spectacle. La pression est normale et l’adrénaline doit vous booster.
 
Oeuvrez un maximum à la communication. Faites imprimer des affiches, contactez les radios locales, donnez des tracts en centre-ville…
 
Pensez aussi à faire imprimer les billets. Il serait dommage de ne pas les avoir le jour J ! Commandez également tout ce qui est nourriture et boissons pour la buvette. Elle constitue souvent un moyen facile d’augmenter vos recettes. Si l’organisation du spectacle vous demande trop de temps et que la buvette risque de vous achever, signez un contrat avec un prestataire.
Déclarez également le spectacle à la Préfecture.
 
Après les tâches suivantes, vous avez fini votre travail :

  • Assurer une communication efficace et originale
  • Imprimer tous les supports de communication et billets
  • Commander la nourriture et la boisson
  • Contacter la préfecture pour déclarer le spectacle

L’organisation du spectacle touchant à sa fin, motivez les artistes lors des répétitions. Peu de temps avant le spectacle, testez tout le matériel pour éviter les mauvaises surprises. Puis, profitez !

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